Cada vez más empresas optan por una solución de software contable, una gran ayuda para la gestión de la contabilidad, siempre compleja. Elegir la solución adecuada a las necesidades del negocio significa conseguir mantener toda la información organizada y accesible, así como otras optimizaciones muy interesantes a nivel operativo. Un software contable o sistema contable apoya a que tu negocio tenga mejores procesos y cumplas con la normativa contable del SRI
¿Tu solución contable ayuda de verdad a tu empresa?
La solución más básica y más rudimentaria de solución para gestionar la contabilidad son las hojas de cálculo. Su uso está muy extendido, ya que es una solución barata y fácil de aprender a utilizar, aunque lleva asociadas algunas desventajas importantes.
Su uso está desaconsejado incluso en las empresas con menor número de transacciones, ya que la información se introduce de forma manual y esto, además de dar lugar a muchos errores difíciles de detectar también ocupa más horas de trabajo del equipo de lo que sería necesario.
Además, en algunos países, la legislación prohíbe de forma expresa el uso de herramientas de contabilidad que no garanticen la trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Son muchos los motivos que hacen aconsejable utilizar un software de contabilidad que, además de cumplir con los requisitos que marcan las leyes, ofrezcan características que ayuden de verdad en la gestión contable. Gracias a los avances tecnológicos, es posible encontrar hoy en día en el mercado soluciones muy completas con funciones adicionales de gran utilidad.
¿Qué software contable elegir?
Una vez tomada la decisión de dejar atrás las dichosas hojas de cálculo, quizá la primera decisión sea elegir entre una solución estándar o una solución a medida.
Las soluciones estándar satisfacen en general las necesidades de la inmensa mayoría de empresas. El software contable a medida se desarrolla bajo petición en los casos en los que la empresa tiene unas necesidades tan particulares, que no pueden satisfacerse con las herramientas disponibles en el mercado. Es poco habitual optar por esta solución, ya que es mucho más cara de implementar y mantener.
Una solución estándar puede ser un programa independiente para gestionar la contabilidad o bien formar parte de un sistema de gestión empresarial completo.
Cuando la solución forma parte de una plataforma o un ERP, hablamos de un módulo de gestión de la contabilidad. Esta es la solución más recomendable. ¿Por qué? Porque es una inversión escalable.
Implementar un módulo de contabilidad no implica necesariamente instalar toda la plataforma al completo, pero sí deja abierto el camino para hacerlo en el futuro, lo que permitirá sacar todo el partido a la solución.
Los módulos de software contable son configurables según las necesidades de la actividad, incluso existen soluciones especializadas para determinados sectores.
Suelen incorporar características para llevar a cabo las funciones propias del departamento de contabilidad, como la gestión de cobros y pagos, la facturación electrónica o los planes de cuentas y algunas características adicionales, como la capacidad analítica y de reporting, entre otras.
Mobilvendor, por ejemplo, cuenta con una plataforma de gestión global para toda la empresa, que cuenta con un módulo de gestión contable que satisface todas las necesidades de contabilidad, como impuestos, retenciones, compras, facturación, nóminas, pagos y un largo etcétera.
Ventajas de contar con un software contable en tu empresa
Si queremos resumir las ventajas de utilizar un software contable en la empresa, podemos hacerlo diciendo que aportan mayor eficiencia, ahorro de costes, y mejora de la información contable. ¿Y cómo?
El uso de este tipo de soluciones simplifica y acelera el proceso de entrada de datos, permite automatizar los procesos y tareas y también reducir al máximo los errores que siempre acarrea la gestión manual de la información contable.
Gracias a estas ventajas, se ahorra tiempo en la gestión de cobros, pagos y facturación, lo que repercute en la disminución de costes de personal. El trabajo de todo el departamento se vuelve más eficiente.
Por otra parte, el software permite generar informes financieros tan exhaustivos y frecuentes como sea necesario, lo que permite mejorar tanto el proceso de toma de decisiones como el control del negocio.
Y por último, las mejoras en la gestión también impactarán en la imagen que los diferentes stakeholders tienen de la empresa. Proveedores, socios y clientes percibirán las mejoras en la gestión y el negocio estará proyectando una imagen más profesional y solvente.
5 pasos para seleccionar un buen software de contabilidad
Hay tantas soluciones de software de contabilidad en el mercado que resulta bastante difícil elegir. Para tomar una buena decisión, es imprescindible entender cómo funciona el software, y esto resulta complicado cuando todavía no lo hemos utilizado. Estos pasos te servirán de guía para alcanzar la mejor decisión posible.
- Definir las necesidades de la empresa.
- Sondear el mercado en busca de las soluciones que encajen con estas necesidades y con tu presupuesto.
- Obtener demostraciones sobre el funcionamiento de las soluciones que mejor cumplan con los requisitos descritos. Descarta proveedores que no te ofrezcan demostraciones live y todo el asesoramiento que necesites.
- Indagar para conseguir testimonios fiables de otros clientes, y preguntarles por su experiencia con el programa.
- Antes de tomar la decisión final, asegúrate de que la persona al frente del departamento de contabilidad examina y valida la solución que quieres elegir. Puedes hacer que se incorpore al proceso de decisión cuando tú decidas, pero ten en cuenta que criterio es oro puro para poner en contexto la información que recibes.
¿Por qué escoger el software contable de Mobilvendor?
El software contable de Mobilvendor es un producto muy completo e intuitivo que funciona en la nube e incorpora todo tipo de funcionalidades para la contabilidad en línea: asientos contables, pagos y cobros, planes de cuentas, nóminas y RRHH, balances, reporting… Todo lo que necesitas para una gestión eficiente de la contabilidad de tu empresa.
Nuestros clientes valoran no solo la funcionalidad y alta calidad del software que proveemos, sino también la atención personalizada y el soporte 24/7 que ofrecemos a nuestros clientes.
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